프리지아 랩

Exchange & Outlook/Outlook Life +20

Outlook을 사용하다보면, 필요에 따라 규칙을 만들게 됩니다.

규칙은 잘 사용한다면, 우리의 Outlook 라이프를 아주 편리하게 만들어 줍니다.

 

종종 Outlook을 다시 설치하는 경우가 발생하는데, 사용하는 컴퓨터의 문제로 운영체제를 다시 설치하거나, Office의 문제로 Office를 다시 설치하는 경우, 규칙이 손상되는 수가 있습니다. 또는 Office의 버전을 올리거나 새로 설치하는 경우도 있습니다. 이전에 사용하던 규칙을 처음 부터 다시 입력해야 한다면, 힘들겠죠?

 

이때는 Outlook의 규칙을 백업하고 복원하는 기능을 사용할 수 있습니다.

다음 내용은 Outlook 2007을 기준으로 설명하지만, 상위버전에서도 동일합니다.

방법은 다음과 같습니다.

 

1. Outlook을 실행하고 [도구]-[규칙 및 알림]을 클릭합니다.

 

2. [규칙 및 알림] 대화 상자에서 [옵션]을 클릭합니다.

 

3. 백업을 하려는 경우는 [규칙 내보내기] 단추를 클릭하며, 백업한 규칙을 가져오려는 경우는 [규칙 가져오기] 단추를 클릭합니다.

 

 

 

 

 

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이 글은 다음과 같은 환경을 가정합니다.

 

▣ 백엔드: Exchange Server 2010

▣ 프론트엔드: Windows 7 + Outlook 2007

 

아웃룩에서 사용하는 주소록이 갱신되지 않은 경우 다음과 같은 현상이 나타날 수 있습니다.

 

1. 리턴 메일이 수신 되고 메일이 발송되지 않습니다.
2. 메일 발송후 “메일을 정상적으로 발송할 수 없습니다”라는 메시지가 출력됩니다.
3. 아웃룩 주소록에 변경되기 이전 정보가 보입니다.

 

이러한 현상의 원인은 수신될 사용자의 정보가 변경되었으나 기존 Outlook의 주소록 캐시 정보가 남아 있는 경우에 잘못된 주소로 메일이 발송되었거나 주소록이 업데이트 되지 않은 경우 아웃룩 주소록의 이전 주소를 이용해 메일을 발송했을 수 있습니다.

 

이러한 문제는 다음의 두 가지 중 하나를 시도하거나 두 가지를 모두 시도했을 때 해결할 수 있습니다.

 

[1] 오프라인 주소록 업데이트

Outlook을 실행 후 상단 [도구] > [보내기/받기] > [주소록 다운로드]를 선택하고 아래 그림과 같이 설정합니다.

 

 

[2] 주소록 캐시 삭제

메일 주소의 개인 cache 파일을 삭제합니다. Outlook를 종료하신 상태에서 탐색기를 실행하신 후 주소 창에 아래 경로로 이동 후 확장자가 NK2인 파일을 삭제 합니다. (프로필명.NK2 형식으로 되어 있습니다.)

 

%userprofile%\application data\microsoft\outlook

 

 

 

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지금 설명하는 내용은 다음과 같은 조건을 가정합니다.

 

※아웃룩 2003 이상을 사용하고 있으며 Exchange Server 2003 이상에 MAPI 접속 사용.

 

 

아웃룩을 사용하면서 다량의 메일을 지울때가 있는데, 이렇게 지운 메일은 통상 [지운 편지합]으로 이동합니다.

실제 사서함의 용량 확보를 위해서는 이 지운 편지함도 비워야되기 때문에, 한 번씩 메일을 지우고 다시 지운 편지함을 비우다 보면 다음과 같은 경고 메시지를 볼 때가 있습니다.

 

 

이 동기화 경고 메시지는 다음과 같은 원인으로 발생합니다.

 

[원인]

메일을 아웃룩에서 삭제하여 지운 편지함으로 이동된 경우 서버에도 동일한 형태로 이동이 되어야합니다. 따라서 동기화를 위해 서버에서 지운 편지함으로 이동이 완료되지 않았기 때문에 작업이 완료될때 까지 기다려야 합니다. 

 

따라서 해결 방안은 사용자의 Outlook과 Exchange 서버가 모두 동기화될 때까지 잠깐 기다렸다가 다시 작업을 시도하면 됩니다.

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이번 포스트는 제가 이전에 편역한 "쉽게 배우는 아웃룩 2007"을 보신 독자분의 질문에 대한 답이기도 하며, 혹시 Windows XP 환경의 Outlook Express 환경에서 새로 Windows 7으로 넘어 오면서 본격적으로 제대로된 Outlook 2007/2010/2013을 사용하려는 분들에게 도움이 되는 내용입니다.

 

기존의 Outlook Express 메일을 사용자의 Exchange 사서함으로 바로 불러오는 경우는 혹 사서함 제한 용량을 초과할 수도 있기에 새로운 개인폴더 파일을 생성해 이 위치로 메일을 불러오도록 하는 구성입니다. 여기서는 기존 Windows XP 환경에 일단 Office 2007/2010을 설치한 후 Outlook Express 메일을 Outlook 2007/2010으로 가져옵니다.

 

 운영체제를 새로 설치할 경우는  Outlook 2007/2010의 데이터를 별도 PST 파일로 백업한 후 새로운 운영체제에 다시 아웃룩을 설치하고 계정을 설정한 뒤 백업 파일을 연결하면 됩니다. 여기에 관해서는 제가 이전에 쓴 다음의 Outlook 메일 백업과 복원에 관한 포스트를 참고하세요.

 

메일 백업 및 백업 파일 열어보기.

 

다음에 소개하는 단계는 아웃룩 2007을 기준으로 설명합니다. 이 단계를 따르면 Outlook Express 메일을 가져올 수 있습니다.

 

1. 새로 사용할 Outlook에서 [파일]-[새로 만들기]-[Outlook 데이터 파일] 을 선택합니다.

 

 

2. 저장소 유형을 “Office Outlook 개인 폴더 파일” 로 지정합니다.

 

 

3. Express 메일이 저장될 PST 파일의 이름을 지정합니다. (ex.. Express)

 

 

4. Outlook에 표시될 개인 폴더 이름을 지정합니다. (ex.. Express)

 

 

5. 다음 그림과 같이 “Express” 라는 개인 폴더가 생성됩니다.

 

 

6. Outlook 2007을 종료합니다.

 

7. [시작]-[제어판]-[메일] 에서 [데이터 파일]을 선택합니다.

 

 

8. 위에서 생성한 “Express” 를 선택하고 “기본값으로 설정”을 클릭합니다.

 

 

다음 그림에서 “예”를 클릭합니다.

 

 

다음 그림과 같이 “Express”가 “기본값” 으로 변경됩니다.

 

 

※주의-테이터 파일을 변경한 후 (“Express”) 절대로 Outlook를 실행하지 마십시오!

 

9. Outlook Express를 실행시킨 후 [파일] - [내보내기] - [메시지]를 선택합니다.

 

 

10.  Express에서 Exchange로 보내는 창이 뜨면 [확인]을 선택합니다.

 

 

11. 현재 사용중인 신규메일 프로필을 선택 후 [확인]을 클릭합니다.

 

 

12. Express에서 Outlook으로 내보낼 폴더를 지정한 후 확인을 하여 진행합니다.

 

 

13. 메일의 복사가 다 되었을경우 다시 [제어판]-[메일]-[데이터 파일]로 들어가서 원래 기본값인 [사서함 - 본인이름]으로 기본값을 설정합니다.

 

 

14. 이제 아웃룩을 실행하여 메일이 이동되어 온 것을 확인합니다.

 

 

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  • 노력하면 길이보인다
    죽어천년 살아천년....

  • 문의사항 2014.04.03 17:38 신고

    안녕하세요.
    지금 outlook 2007 쓰고 있는데
    예전에 express에 저장되었던 메일들을 아웃룩으로 옮겨놓고 싶거든요.
    위에 말씀하신 방법으로 하면
    기존 아웃룩에 있는 메일들은 이전 express 메일들로 덮어씌어지는건가요?

  • 정말 잘 보고 갑니다.
    많은 도움이 되었습니다^^

  • 김구남 2014.07.09 11:52 신고

    위에 대로 하면은 메일 폴더별로 정리해 놓은 그대로 따라오나요?
    받은 편지함에 일괄적으로 들어오는 건 아닌지요?

  • 김성수 2018.06.26 16:55 신고

    7번 항목부터 이해가 안되는데요... pc에 ms아웃룩을 설치하면 제어판에 메일이라는 항목이 생기는 건가요? 아직 xp환경에 아웃룩 익스프레스만 있는 상태입니다. 포스팅 내용 숙지하고 실행에 옮기려고 하는데요 앞서 제어판에 메일이라는 항목이 있는지 확인해보니 안보여서 질문드립니다

    그리고, 아웃룩에서 백업한 파일을 윈도우7을 설치한후 아웃룩에서 다시 복원하려고 하는데요 윈도우7 설치시 32비트, 64비트기 있는데 어떤걸로 해도 상관 없는건가요?

    포스팅 감사하게 잘봤습니다

    • xp의 제어판에는 메일이라는 항목이 있습니다. 만일 보이지 않는다면, 해당 운영 체제의 구성에 문제가 있을 수 있습니다. 이 부분은 다른 경로로 해결해보시기 바랍니다. 윈도우 7은 32비트나 64비트 중 어느 것을 사용해도 상관 없습니다.

사내에서 메일 서버로 마이크로소프트의 Exchange Server와 메일 클라이언트로 아웃룩을 사용하는 조직에서는 대리인 기능을 사용할 수 있습니다. 주로 임원과 비서 시나리오에서 많이 사용되고, 또 업무상 필요해서 동료에게 메일에 대한 기능을 위임하는 경우가 종종 있습니다.

 

대리인 기능을 사용하면 해당 사서함의 주인이 설정에 따라 메일이나 일정 등을 다른 사람이 관리하도록 위임할 수 있습니다. 대리인 기능을 설정하는 방법은 다음처럼 간단한 몇 단계 만으로 설정할 수 있습니다. 다음의 설명은 아웃룩 2007 화면이지만 아웃룩 2010의 경우도 별반 다르지 않습니다.

 

 

Step 1] Outook을 실행하고 다음 그림처럼 메인 메뉴의 [도구] ▶ [옵션]을 클릭합니다.

 

 

Step 2] [옵션] 대화상자에서 [대리인] 탭을 클릭하고 [추가] 버튼을 클릭합니다. 그리고 [사용자 추가] 대화상자에서 대리인으로 지정할 사용자를 선택한 후 [추가] 버튼을 누르고 [확인] 버튼을 클릭합니다.

 

 

Step 3] [대리인 권핝] 대화상자에서 지정한 대리인에게 허락할 권한을 설정한 후 하단의 [대리인에게 이 권한을 알려줌]이라는 체크 상자를 선택하고 [확인]을 클릭합니다. 

 

 

Step 4] 대리인으로 지정된 사용자에게는 다음의 그림처럼 지정된 권한에 대한 내용을 메일로 전달해 줍니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

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아웃룩의 자동 보관 기능 설정을 사용자에게 강제하는 방법은 다음의 두 환경에 따라 다른 접근법을 쓸 수 있다.

 

1. 클라이언트의 도메인 조인 환경

- 클라이언트 컴퓨터에 대한 그룹 정책 적용을 통해 가능하다.

아웃룩의 자동 보관을 설정하면 레지스트리에 해당 설정이 저장된다. 이를 그룹 정책 편집기에서 기본 설정의 레지스트리 기능을 이용해 구성한뒤, 클라이언트에 정책을 적용하면 가능하다.

 

2. 클라이언트가 비도메인 환경에 있을 경우

- 클라이언트를 위한 아웃룻 프로필 설정 프로그램 제공

이 프로그램으로 프로필 설정을 진행할 때 자동 보관 기능 부분을 레지스트리에 등록하는 방법을 취할 수 있다.

 

▣ Outlook 자동 보관 기능 설정 화면과 해당 레지스트리

 


[그림 1] 아웃룩 2007 옵션의 [자동보관] 설정 화면

 

해당 하는 레지스트리 키는 다음의 경로에 있다.

컴퓨터\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Preferences  (아웃룩 2007 기준)

 

[그림 2] 레지스트리 설정 정보 (기본 항목 삭제 주기는 월 단위)

 

 

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  • 학생 2015.04.23 10:46 신고

    안녕하세요. 현재 Exchange 공부하는 학생입니다.
    해당 자동 보관 기능에 대하여 궁금증이 있어서 여쭙습니다.

    자동 보관 기능을 사용하여, Inbox로 들어온 메일이 로컬에 저장되어 삭제 되지 않고 해당 메일을 영구 보관을 할려고 설정 하고 싶습니다. 이런 방법을 진행할 수 있는 방법이 있을까요?
    지금은 규칙을 이용하여 복사본을 Local pst 파일로 저장을 시키고 있는데 이것또한 Inbox 사이즈가 차면 삭제를 해야 하는 부분이라 번거로움이 있습니다.

    1)해당 일수가 되면 Inbox 에서 보관폴더로 자동이동이 되는가요?

    2) 그리고, 다음 기간이 지난 항목 지우기를 설정하게 되면 보관함에 있는 메일이 삭제가 되는것인가요?

    바쁘신 와중에 뜬금없이 질문을 드려 죄송합니다. 답변 주시면 정말 감사하겠습니다.

  • Exchange 사서함에서 메일이 삭제되지 않도록 하려면, 원본 위치 유지 기능을 해당 사용자에게 지정할 수 있습니다. 이 경우는 보통 소송등의 우려가 있는 사서함에 적용하는 방법입니다.
    그 외에 개인이 자신의 사서함의 메일을 보존하는 방법으로는 백업과 위에서 설명한 자동 보관이 있습니다.

    질문 1) 해당 일 수가 지나면 보관 폴더로 자동 이동 됩니다.
    질문 2) 기간이 지나면 메일이 삭제됩니다.

보통 아웃룩에서 메일 작성하면서 첨부를 할 때 어떻게 하시나요?
보통은 다음 그림처럼 메시지 작성 창에서 [파일 첨부] 버튼을 눌러 [파일 삽입] 대화상자에서 원하는 파일을 찾아 넣지 않나요?

 

 

다음과 같이 하는 방법도 있습니다. 이렇게 사용하는 분들도 많겠죠?
첨부하기 원하는 파일 또는 여러 파일을 복사([Ctrl+C])한 뒤 새 메시지 창의 본문에서 붙여넣기([Ctrl+V])하면 되죠.
더 간단히는 탐색기에서 다음 그림과 같이 드래그 한 뒤 드롭 하면 됩니다.

 

 

 

 

이제 다음과 같은 시나리오를 가정해 봅시다.

 

첨부가 있는 메일을 하나 받았습니다. 이 메일의 첨부와 내가 가지고 있는 다른 파일을 첨부로 같이 보내야 합니다.
그리고 받은 첨부 메일을 전달하고 싶지는 않습니다.  

 

어떻게 해야 할까요?
일단 받은 첨부 메일의 첨부를 다운로드해서 저장하고 새 메시지를 하나 작성한 뒤, 내가 첨부하려는 파일과 방금 저장한 파일을 다시 앞서 설명한 방식으로 첨부 하겠죠.
받은 메일에서 첨부를 다운로드하고 저장하는 단계를 생략한 조금 더 간단한 방법이 하나 있습니다.

 

다음과 같이 하는 겁니다.
1. 아웃룩의 받은 편지함에서 해당 메일을 선택합니다.
2. 선택한 메일의 오른쪽 미리보기 창에서 첨부를 선택합니다.
3. 마우스로 오른 클릭한 뒤 다음 그림처럼 [새 메시지] 창으로 드래그한 뒤 드롭 합니다.

 

 

4. 새 메시지 창에는 다음 그림처럼 방금 끌어다 놓기한 파일이 첨부 되어 있습니다.

 

 

이런 팁은 아는 분들에게는 별것 아닐 수 있으나, 의외로 힘들게 작업하시는 분들이 좀 있어서 잠깐 정리해 보았습니다.

 

 

 

 

 

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범주를 통해 연락처, 전자메일, 일정과 같은 아웃룩 항목을 색상과 적절한 분류명으로 한눈에 알기 쉽게 정렬하고 관리할 수 있습니다.

간단한 사용법을 잠깐 설명하는 시간을 가져볼까 합니다. 이 설명은 아웃룩 2007을 기준으로 하지만 아웃룩 2010을 사용하더라도 큰 차이는 없습니다.

 

1. Outlook 화면에서 범주 화면에서 [모든 범주]를 클릭한다. 일정, 연락처 등에서도 범주를 선택할 수 있다.

 

 

[웹아웃룩(OWA)]-[작업]

 

 

2. 새 필드 또는 이름 바꾸기 등으로 해당 범주 항목을 알기 쉬운 범주로 변경할 수 있다.

 

[웹아웃룩(OWA)]

 

3. 분류하고자 하는 메일에 범주를 설정한다.

 

[웹아웃룩(OWA)]

 

4. 일정에도 범주를 설정할 수 있다.

 

5. 범주별로 아웃룩 항목을 확인하고 관리하기 위해서는  [보기] - [현재 보기] - [범주별로]를 선택한다.

 

 

 

 

 

 

 

 

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수신 메일의 제목에 따라 특정 폴더로 자동 분류하기

메일이 수신될 때 지정해 놓은 폴더로 바로 이동을 하고 싶다면 규칙 및 알림을 통해 규칙적으로 메시지를 이동할 수 있다. (OWA 에서도 규칙설정을 할 수 있으나 Outlook에서 설정을 권장한다. Outlook에서 규칙을 설정하면 OWA에도 반영된다.)

1. [도구] - [규칙 및 알림]을 클릭한다

[Outlook 2007]



[OWA 2010]-[옵션]



2. [새 규칙]을 클릭한다.

[Outlook 2007]


[OWA 2010]



3. 특정 규칙(보낸사람, 제목, 그룹 등)을 설정해 원하는 폴더로 이동을 지정한다.
예) "A프로젝트" 라는 제목이 있으면 "A프로젝트"로 이동하는 규칙을 생성하도록 한다.
가) [제목에 특정 단어가 있는 메시지를 폴더로 이동]을 선택 후 하단에 [지정 단어]를 클릭합니다. 원하는 단어를 입력 후 추가해 확인한다.

[Outlook 2007]


[OWA 2010]

나) [지정] 폴더로 이동을 선택 후 이동할 폴더를 선택해 [마침]을 누른다.

[Outlook 2007]



[OWA 2010]


4. 이제 들어오는 메일이 “프로젝트A” 또는 “A프로젝트”면 지정된 폴더로 이동된다.

 

 

 

 

 

 

 

 

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메일의 첨부파일 명이 Winmail.dat 로 변경되어 발송될 때가 있습니다.
이런 문제의 원인은 메시지 형식이 "서식이 있는 텍스트 형식으로 보내기"로 설정되어 있어서 발생합니다.

이러한 문제에 대한 해결 방안은 두 가지가 있습니다.

[방법 1] 메시지 형식을 "HTML"로 변경하기
아웃룩을 실행하고 메뉴에서 [도구]-[옵션]-[메일형식]-[메시지 형식]에서 작성할 메시지 형식을 "HTML"로 설정


 

[방법 2] 핫 픽스 설치(아웃룩 2007 이상에서만 실행합니다)
아래 위치에서 핫 픽스를 다운로드하고 실행합니다.

http://go.microsoft.com/?linkid=9662688

 

설치하고 나면 시스템을 다시 시작해야 합니다.

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실수로 휴지통에서 삭제한 메일을 지운편지함 복원을 통해 최근 메일을 복원할 수 있습니다
* 단, Shift + Delete 키를 사용하여 지운 메일은 복원이 불가합니다


지금 설명하는 부분은 사용자가 다음과 같은 환경에 있다고 가정합니다.

▨ 메일 서버로 Exchange Server 2007/2010을 사용중이다.
▨ 아웃룩 2007 이상에서 메일 서버로 MAPI 연결을 하고 있다.

1. 아웃룩이나 OWA를 실행하고 [도구]-[지운 편지함 복구]를 클릭합니다.

[아웃룩 2007]


[OWA (Outlook Web Access)]


2. [다음으로부터 지운 편지함 복구] 대화 상자에서 [선택한 항목 복구] 아이콘을 클릭합니다.


3. 지운 편지함에서 지웠던 편지가 다시 지운 편지함에 복구 됩니다. (지운 편지함의 편지를 지웠을 때 보존 기간은 통상 익스체인지를 운영하는 회사마다 정책이 다를 수 있습니다.



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  • TAEMIN 2013.07.18 19:03 신고

    안녕하세요...
    그런데 지운편지함 복구 항목이 안뜨네요;;
    이상하네요...

  • 사용하는 환경이 제가 올린 글의 처음에 나와있는 다음의 환경과 같은가요?

    ▨ 메일 서버로 Exchange Server 2007/2010을 사용중이다.
    ▨ 아웃룩 2007 이상에서 메일 서버로 MAPI 연결을 하고 있다.

  • 렘군 2014.02.20 13:25 신고

    저도 아웃룩 2010 에서 지운편지함 > 오른쪽마우스 > 복구 항목이 안보여요

    사무실내에서 2010, 2013 2개로 테스트해보았는데요
    -2010 복구메뉴안나옴
    -2013 복구메뉴나옴
    -2013 복구메뉴안나옴

    어떤 사람은 해당 메뉴가 나오고, 어떤 사람은 안나오고 그러네요

    owa (웹)에서는 모두 잘 되구요.

  • 사용하는 아웃룩이 Exchange Server와 MAPI 접속으로 연결되었는지 확인해보시기 바랍니다. POP3로 연결된 경우는 해당 메뉴를 볼 수 없습니다.

  • 2014.03.07 13:55 신고

    사랑합니다
    진짜 중요한 업무메일이었는데 덕분에 복구했어요
    정말 감사합니다!


메일을 수신하면 이미지(그림)가 있는 경우, 이미지에 포함될 수 있는 악성코드 등을 배제하기 위해 이미지의 표시를 차단하는 경우가 있습니다. 이 때 이미지 콘텐츠의 차단을 해제하고 싶은 경우는 다음과 같이 하세요.

1. 이미지가 보이지 않은 메시지는 상단의 알림내용을 클릭해, [그림 다운로드]를 통해 해당 메일의 이미지를 받을 수 있습니다. 이 동작은 해당 메일에 대해서만 이뤄지는 일회성 조치 입니다.


2. 이미지가 보이지 않은 메시지는 상단의 알림내용을 클릭해 하단의 [자동 다운로드 설정 변경]을 클릭합니다.


3. 실행된 [보안 센터] 대화 상자에서 [HTML 전자 메일 메시지 또는 RSS 항목에서 자동으로 그림 다운로드 안함] 선택을 해제 합니다. 이 조치는 모든 메일에 적용되는 영구적 조치 입니다.


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메일을 보낸다음에 수신자가 잘못 지정되었거나, 내용이 누락되거나 잘못 작성되어 메일을 회수해야 되는 상황은 메일을 많이 사용하는 사람들은 다들 한 번쯤은 경험해 본 일이다. 이번에는 간단하게 아웃룩 2007에서 메일을 회수하는 과정을 한 번 시각적으로 나열해본다.

지금 설명하는 내용은 다음과 같은 사전 조건이 충족되는 경우에 사용가능하다.

★ 아웃룩 2007이 익스체인지 서버와 연결되어 있다.
★ 메일을 주고 받은 사람은 모두 같은 익스체인지 서버를 사용한다.

1. 양계영님이 김도균에게 메일을 보냈고, 보낸편지함에 해당 메일("메시지 회수 테스트")이 저장되어 있다. 보낸 메일을 회수해야 하는 상황이다.


2. [보낸 편지함]의 해당 메일을 더블 클릭해 메일 읽기창을 실행한다. [동작]-[메시지 회수] 메뉴를 클릭한다.

 


3. 메시지 회수 옵션을 선택하는 대화상자가 실행된다. 여기서는 [읽지 않았으면 메시지 삭제]를 선택하고 [각 메시지 회수 상태 확인] 체크 상자를 체크한 뒤 [확인]을 클릭한다.


4. 회수하려는 해당 메시지의 읽기창에서 메시지 회수를 시작했음을 알려준다.


5. 김도균의 아웃룩에서 [받은 편지함]에 양계영으로 부터 메일 회수 메시지가 수신된다.

7. 수신자가 수신된 메일 회수 메시지를 더블 클릭하면 기존에 수신되었던 "메시지 회수 테스트"라는 메시지를 삭제하고 메시지가 회수 되었음을 수신자에게 알려준다.

8. 메일 회수를 시도했던 양계영님은 해당 메일이 회수되었다는 상태보고서를 메일로 받는다.







 

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▣ 적용 버전: 아웃룩 2007

아웃룩의 연락처 정보를 파일로 내보내고 별도로 가지고 있는 연락처와 합친 후 다시 가져오기를 통해 아웃룩 연락처에 주소를 추가할 수 있다. 그 절차를 아래에 간단히 소개했다.

[▷연락처 내보내기◁]
1. 현재 연락처는 ‘홍길동’ 이라는 연락처가 있으며, [파일] - [가져오기-내보내기]를 통해 연락처 항목을 내보낸다.
 

 

2. [내보내기-파일] 을 선택한다.


3. [쉼표로 구분된 값(Windows)] 형식을 선택한다.
 


4. [연락처]를 선택 한다.


5. [찾아보기]를 통해 저장할 위치를 선택 후 이름을 입력하여 저장한다.


6. [마침]을 클릭해 파일을 내보낸다.



[▶연락처 가져오기◀]
1. Excel로 저장된 파일을 연 후 각 해당되는 열에 가지고 있는 주소록 데이터를 붙여 넣는다.
 


2. 아웃룩을 실행해 [파일]-[가져오기/내보내기]를 클릭하고 [가져오기/내보내기] 마법사에서 [가져오기-다른 프로그램이나 파일]을 선택한다.
 


3. [쉼표로 구분된 값(Windows)]를 선택한다.


4. [찾아보기] 버튼을 클릭해 가져올 csv 파일을 선택 후 중복된 내용은 가져온 파일로 덮어쓰기 옵션을 선택한다.


5. [파일 가져오기] 대화 상자에서 가져올 위치로 [연락처]를 선택한다.


6. [마침]을 누르면 기존 연락처에 새로 추가한 항목이 보인다.

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여러 사람에게 다량의 편지를 발송해야 할 경우 편리하게 사용할 수 있는 워드 2007의 편지 병합 기능에 대해 설명한다. 보통 DM 발송 등을 할 때 단체 메일이지만 개인별로 메일을 내용을 달리하면서 보내야 하는 경우에 필요하다. 이 기능은 영업을 하는 사람들의 경우에 인맥관리와 정기적인 레터 발송을 위해 필수로 알고 있어야 하는 기능이다.

1. 연락처 등록

편지 병합기능을 이용한 메일 발송을 위해서는 사전에 연락처에 발송할 사용자가 등록되어 있어야 한다.
다음 화면과 같이 구분을 위해 연락처에 새 폴더를 생성한 후 사용자를 등록한다.


2. 메일 본문 작성


아래와 같이 발송 할 본문을 작성 한다.


 공통으로 연락처 정보의 사용자 이름을 각각 표시하기 위해 “안녕하세요 님” 이라고만 작성이 되어 있다.
상단의 [편지]-[편지 병합 시작]-[편지]를 선택 한다.


[편지]-[받는 사람 선택]-[Outlook 연락처에서 선택]
메뉴를 클릭 한다.


사용중인 Outlook에 등록된 연락처가 표시되며 이때 미리 등록한 연락처를 선택 한다. 아래 화면에서는 미리 등록한 협력업체라는 연락처를 선택 하였다.


등록된 연락처를 선택하면 아래와 같이 해당 연락처에 등록된 구성원 정보가 표시 된다. 체크 박스에선 제외할 사용자의 체크를 해제하고 확인을 하면 해당 사용자에게는 메일이 발송 되지 않는다.


위의 편지 받는 사람 목록에서 확인을 하면 Outlook을 연결 할 프로필 선택 화면이 나타난다. 프로필 등록을 항상 선택으로 한 경우에는 선택화면이 나타나지 않고 바로 연결이 된다.


공통으로 입력될 항목(아래 화면에서는 “님”)에 커서를 위치시키고 [편지]-[병합필드 삽입]을 클릭하여 해당 되는 항목을 선택한다.


아래 연락처 정보의 표시방법에 있는 정보를 본문에 표시하기 위해 위와 같이 “표시_방법”을 선택 하였다.


표시_방법
을 선택하면 아래와 같이 본문에 <표시_방법>이라고 표시가 된다.

 
[편지]-[결과 미리 보기]를 선택하면 <표시_방법>에 연락처의 이름이 표시되는 것을 확인 할 수 있으며 레코드 이동을 이용해 전체 대상자에 대해 확인이 가능 하다.

 

3. 메일 발송하기

결과 미리 보기가 정상이면 [편지]-[완료 및 병합]-[전자 메일 메시지 보내기]를 선택 한다.


전자 메일로 병합 팝업창이 실행되며 받는 사람 항목에 “전자_우편_주소”를 선택하고 제목 줄에는 메일을 발송 할 때 사용할 제목을 입력 한다. 테스트 메일은 “협력업체 7월 정기 모임 안내”라고 제목을 등록하였다.


레코드 보내기는 특정 사용자를 제외하지 않을 경우에는 “모두”를 선택하고 [확인]을 하면 메일이 발송 된다.
정상적으로 메일이 발송되면 보낸 편지함에서 아래와 같이 확인을 할 수 있다.

 


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아웃룩에서 메일을 받았을 때 표시되는 시간에 대해 최근 몇 차례 질문을 받은 바 있어, 여기서 간략하게 그 의미를 소개한다.

1. 통상적으로 아웃룩에서 메일을 받았을때 표시되는 시간은 다음 그림과 같다.


2. 위 1번에서 보낸날짜로 보이는 시간은 받은 메일의 속성에서 확인하면 Date 필드에 표시된 내용과 일치 한다.


Date 필드에 표시된 시간은 UTC 시간대로 표시되므로 여기에 9시간을 더하면 위 1번의 시간과 같다.

3. 위의 메일은 핫메일에서 보냈고 보낸 메일의 시간을 확인해보면 아래 그림과 같다.


핫메일에서도 보낸시간의 표시는 UTC로 표시하고 있다. 

결론적으로 우리가 아웃룩에서 메일을 받을 때 표시되는 시간은 상대방이 메일을 보낸시간이 되는 것이다.
 

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업무상 회의나 연락처의 지인들과 모임의 일정을 잡을 때 아웃룩의 모임 기능을 사용하면 좋다. 물론 관련자들이 모두 아웃룩을 사용하는 경우에 최상이겠으나, 아웃룩의 모임 일정과 호환이 되는 다른 메일 클라이언트를 사용한다면 별 문제 없이 유용하게 사용할 수 있다. 그럼 아웃룩 2007에서 모임을 요청하는 방법과 결과를 한 번 살펴보자.

1.  [새로 만들기] 오른쪽 화살표 클릭 à 메뉴에서 [모임 요청 클릭]


2.  [가능한 참석자] 탭 클릭 à 참석자 추가 à 일정 조정 (주소록을 공유하는 익스체인지와 연결되는 경우 다른 참석자들의 일정을 확인할 수 있다.)


3.  [약속] 탭 클릭 à 제목 및 내용 입력 à [보내기] 클릭


4. 모임 요청을 받은 사람은 메일을 받는다.


5. 모임 요청을 받은 사람이 수락한 경우 자동으로 개인 일정에 추가된다.


6.  아웃룩 일정에 추가되면 웹 아웃룩 일정에도 동시에 추가된다.


7.  모임을 요청한 사람에게 모임을 요청받은 사람이 수락한 메일이 다시 온다.


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현재 사용중인 아웃룩의 메일 데이터를 백업은 두 가지로 방법으로 할 수 있다. 여기서는 보편적인 방법으로 익스체인지에 연결되었든지 아니면 POP3로 연결해서 아웃룩을 사용하든지, 혹은 Hotmail 등의 외부 메일에서 제공하는 아웃룩 커넥터를 이용해 메일을 연결했을 때 사용 가능한 방법을 설명한다.

[메일 백업]


1. 아웃룩 2007을 실행하고 [파일]|[가져오기/내보내기]를 클릭한다.


2. [가져오기/내보내기 마법사]에서 [내보내기-파일]을 선택하고 [다음]을 클릭한다.


3. [파일로 내보내기] 대화상자에서 [개인 폴더 파일 (.pst)]를 선택하고 [다음]을 클릭한다.


4. [개인 폴더 내보내기] 대화상자에서 백업을 원하는 항목을 선택한다. 최상위 항목을 선택하고 [하위 폴더 포함] 체크 상자를 체크하면 연락처와 일정 등의 모든 아웃룩 데이터를 백업하게 된다.


5. [찾아보기] 버튼을 클릭해 내 보낼 폴더를 지정하고 [마침]을 클릭한다.


[백업 메일 아웃룩에서 열어보기]

1. 아웃룩 데이터를 백업한 PST 파일의 위치를 확인한다.

2. 아웃룩 2007을 실행하고 메뉴에서 [파일]|[열기]|[Outlook 데이터 파일]을 클릭한다.

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▒ 사용환경: Exchange 2007 + Outlook 2007
▒ Outlook Anywhere는 메시징 환경에 대한 인터넷 기반 액세스 의미 하며 서버와 443 포트 통신을 수행합니다.
▒ More Info: http://technet.microsoft.com/ko-kr/library/bb123741.aspx

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