편지 병합 기능 사용하기 Using 마이크로소프트 워드 2007

여러 사람에게 다량의 편지를 발송해야 할 경우 편리하게 사용할 수 있는 워드 2007의 편지 병합 기능에 대해 설명한다. 보통 DM 발송 등을 할 때 단체 메일이지만 개인별로 메일을 내용을 달리하면서 보내야 하는 경우에 필요하다. 이 기능은 영업을 하는 사람들의 경우에 인맥관리와 정기적인 레터 발송을 위해 필수로 알고 있어야 하는 기능이다.

1. 연락처 등록 편지 병합기능을 이용한 메일 발송을 위해서는 사전에 연락처에 발송할 사용자가 등록되어 있어야 한다. 다음 화면과 같이 구분을 위해 연락처에 새 폴더를 생성한 후 사용자를 등록한다. 2. 메일 본문 작성 아래와 같이 발송 할 본문을 작성 한다.

 공통으로 연락처 정보의 사용자 이름을 각각 표시하기 위해 “안녕하세요 님” 이라고만 작성이 되어 있다.
상단의 [편지]-[편지 병합 시작]-[편지]를 선택 한다.

[편지]-[받는 사람 선택]-[Outlook 연락처에서 선택]메뉴를 클릭 한다.

사용중인 Outlook에 등록된 연락처가 표시되며 이때 미리 등록한 연락처를 선택 한다. 아래 화면에서는 미리 등록한 협력업체라는 연락처를 선택 하였다.

등록된 연락처를 선택하면 아래와 같이 해당 연락처에 등록된 구성원 정보가 표시 된다. 체크 박스에선 제외할 사용자의 체크를 해제하고 확인을 하면 해당 사용자에게는 메일이 발송 되지 않는다.

위의 편지 받는 사람 목록에서 확인을 하면 Outlook을 연결 할 프로필 선택 화면이 나타난다. 프로필 등록을 항상 선택으로 한 경우에는 선택화면이 나타나지 않고 바로 연결이 된다.

공통으로 입력될 항목(아래 화면에서는 “님”)에 커서를 위치시키고 [편지]-[병합필드 삽입]을 클릭하여 해당 되는 항목을 선택한다.

아래 연락처 정보의 표시방법에 있는 정보를 본문에 표시하기 위해 위와 같이 “표시_방법”을 선택 하였다.

표시_방법을 선택하면 아래와 같이 본문에 <표시_방법>이라고 표시가 된다.

 
[편지]-[결과 미리 보기]를 선택하면 <표시_방법>에 연락처의 이름이 표시되는 것을 확인 할 수 있으며 레코드 이동을 이용해 전체 대상자에 대해 확인이 가능 하다.

 

3. 메일 발송하기

결과 미리 보기가 정상이면 [편지]-[완료 및 병합]-[전자 메일 메시지 보내기]를 선택 한다.

전자 메일로 병합 팝업창이 실행되며 받는 사람 항목에 “전자_우편_주소”를 선택하고 제목 줄에는 메일을 발송 할 때 사용할 제목을 입력 한다. 테스트 메일은 “협력업체 7월 정기 모임 안내”라고 제목을 등록하였다.

레코드 보내기는 특정 사용자를 제외하지 않을 경우에는 “모두”를 선택하고 [확인]을 하면 메일이 발송 된다.
정상적으로 메일이 발송되면 보낸 편지함에서 아래와 같이 확인을 할 수 있다.